Probleme bei der Abrechnung der Nebenkosten

1. Was sind überhaupt Nebenkosten?

Nebenkosten, nach dem Gesetz auch Betriebskosten genannt, sind die laufenden Aufwendungen, die dem Vermieter durch das Eigentum am Grundstück beziehungsweise durch die Nutzung des Hauses entstehen. Es handelt sich also um die laufend anfallenden Unterhaltungs- und Wartungskosten.

Man unterscheidet zwischen umlagefähige und nicht umlagefähigen Betriebskosten.

Umlagefähige Betriebskosten

Für Wohnraummietverhältnisse findet sich eine abschließende Auflistung aller umlagefähigen Betriebskosten in der Anlage 3 zu § 27 Abs. 1 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV) beziehungsweise in der zum 1.1.2004 in Kraft getretenen Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Es sind dies die Kosten für

1. Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Zentrale Heizungsanlagen
5. Zentrale Warmwasserversorgung
6. Verbundene Heizungs- u. Warmwasserversorgung
7. Personen- oder Lastenaufzüge
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen
14. Hauswart
15. Antennen- und Breitbandkabelanlage
16. Maschinelle Wascheinrichtungen
17. Sonstige Betriebskosten

Dies sind die höchstens zulässigen, umlagefähigen Betriebskostenarten; andere Kosten dürfen nicht umgelegt werden. Welche dieser 17 Kosten tatsächlich zu tragen sind, legt ausschließlich der Mietvertrag fest.

Keine umlegbaren Betriebskosten sind, auch wenn der Mieter dies unterschrieben hat:

Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklagen;
Portokosten;
Bankgebühren;
Mietausfallversicherung;
Reparaturkostenversicherung;
Gastankmiete.

Achtung: Eigenleistungen des Vermieters (z.B. für Straßenreinigung oder Gartenpflege) dürfen in angemessener Höhe berücksichtigt werden (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).

2. Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Neben dem Absender muss der Mieter als Adressat bezeichnet sein. Der Abrechnungszeitraum muss angegeben sein und darf nicht mehr als zwölf Monate betragen. Die abgerechneten Betriebskostenpositionen müssen aufgeführt, die angefallenen Gesamtkosten genannt sowie die Kosten für die konkrete Wohnung bezeichnet werden. Im Übrigen müssen die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen aufgeführt werden. Insgesamt muss die Betriebskostenabrechnung eine geordnete und möglichst verständliche Zusammenstellung der Kosten sein.

3. Gibt es hierbei Fristen für den Vermieter?

Der Vermieter muss innerhalb von zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums über die Betriebskosten abrechnen. Meist läuft der Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember. Über die Betriebskosten 2016 müsste dem Mieter also spätestens am 31. Dezember 2017 die Betriebskostenabrechnung zugehen. Verpasst der Vermieter die Abrechnungsfrist, kann er grundsätzlich keine Nachforderungen aus der Abrechnung verlangen. Guthaben muss er gleichwohl auszahlen. Rechnet der Vermieter gar nicht ab, kann der Mieter die Abrechnung einklagen, so dass der Mieter die gesamten Nebenkosten zurückbekommen kann.

4. Gibt es auch Fristen für den Mieter?

Ja, diese gibt es. Sie werden in der Praxis häufig übersehen.

Nach Ablauf von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung sind Einwendungen gegen die Abrechnung durch den Mieter ausgeschlossen (Einwendungsausschlussfrist).

Was bis zu diesem Zeitpunkt nicht bemängelt wurde, kann nicht mehr angefochten werden. Eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung wird mit Zugang beim Mieter fällig. Jedoch wird dem Mieter eine Überprüfungsfrist von bis zu vier Wochen zugestanden. Bleibt der Mieter nach diesen vier Wochen untätig und begleicht eine Nachforderung nicht, drohen Mahnkosten und weitere Durchsetzungsansprüche durch den Vermieter.

5. Darf ich als Mieter die Belege zur Abrechnung einsehen?

Ja, ein derartiges Recht gibt es.

Die Einsicht in die Belege der Betriebskostenabrechnung dient dazu, Einwendungen gegen die Abrechnung zu konkretisieren und mit Argumenten zu belegen.

Grundsätzlich haben Mieter nach Zugang einer Abrechnung Anspruch auf Einsicht in die Belege. Solange der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, kann der Mieter Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung zurückbehalten. Zur Übersendung von Belegkopien ist der Vermieter grundsätzlich nicht verpflichtet, es sei denn, die Belegeinsicht ist dem Mieter nicht zumutbar. Übersendet der Vermieter die Belegkopien, so muss der Mieter dem Vermieter die Kopierkosten ersetzen. Im Rahmen der Belegeinsicht hat der Mieter aber auch das Recht, die Belege abzufotografieren.

6. Was gilt, wenn im Haus auch Gewerbe vermietet ist oder Wohnungen leer stehen?

Nur wenn die Kosten des Gewerbes zu einer erheblichen Mehrbelastung der Wohnraummieter führen, muss der Vermieter einen Vorwegabzug der auf die Gewerbeflächen entfallenden Kosten vornehmen, so zum Beispiel für den Wasserverbrauch eines Handwerksbetriebes.

Entbehrlich ist ein Vorwegabzug bei wohnungsähnlichen Nutzungen wie zum Beispiel bei einem Rechtsanwaltsbüro. Die auf leer stehende Wohnungen entfallenden Betriebskosten muss der Vermieter tragen, er kann diese also nicht auf die übrigen Mieter verteilen. Eine Verringerung der Gesamtfläche in der Abrechnung gegenüber den Vorjahren kann Indiz dafür sein, dass leer stehende Wohnungen herausgerechnet und die Kosten der leer stehenden Wohnung auf die übrigen Mieter verteilt wurden.

7. Kann der Vermieter die Nebenkosten erhöhen?

Weist eine Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung aus, kann der Vermieter dies zum Anlass nehmen, die Vorauszahlungen für die Betriebskosten für die Zukunft zu erhöhen. Hierfür werden die tatsächlich angefallenen Betriebskosten aus der Abrechnung durch zwölf Monate geteilt – das ergibt den neuen Vorauszahlungsbetrag. Im Umkehrschluss haben Mieter das Recht, im Fall eines Guthabens die Vorauszahlungen für die Betriebskosten entsprechend zu reduzieren.

8. Was muss man beim Mieterwechsel beachten?

Hier gilt:

Der Gebäudeeigentümer hat eine Zwischenablesung vorzunehmen und den verbrauchsabhängigen Teil der Kosten auf dieser Grundlage aufzuteilen (§ 9 b Abs. 1 HeizkostenVO). Der nicht nach Verbrauch zu verteilende (Fest-) Kostenanteil ist nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufzuteilen (§ 9 b Abs. 2 HeizkostenVO). Wenn eine Zwischenablesung nicht möglich ist oder aus technischen Gründen keine brauchbaren Ergebnisse bringt, sind die gesamten Kosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufzuteilen (§ 9 b Abs. 3 HeizkostenVO). Allerdings: Der Mietvertrag kann auch anderes wirksam enthalten (§ 9 b Abs. 4 HeizkostenVO).

Gradtagszahlen-Tabelle

Hat eine korrekte Zwischenablesung stattgefunden, kann der verbrauchsabhängige Teil der Kosten sauber auseinander gerechnet werden. Probleme dagegen macht der Kostenanteil, der nach der Wohnfläche verteilt wird. Würde hier zeitanteilig verteilt, so wäre benachteiligt, wem überwiegend die Sommermonate der Abrechnungsperiode in Rechnung gestellt würden. Wen beispielsweise die Monate April bis September betreffen, würde dann mit 50 Prozent der nicht verbrauchsabhängigen Kosten belastet. Obwohl während dieser Zeit bei durchschnittlichen Witterungsverhältnissen lediglich 19 Prozent der Heizenergie eines Jahres verbraucht wird. Um hier mehr Gerechtigkeit walten zu lassen, wird die Gradtagszahlen-Tabelle angewandt.

In dieser sind langjährige Erfahrungswerte über durchschnittliche Heizenergieverbräuche festgehalten.

Das Zusammenwirken von Zwischenablesung und Gradtagszahlen-Tabelle gewährleistet also ein Höchstmaß an Gerechtigkeit und Energiesparanreiz. § 9 b Abs. 2 HeizkostenVO lässt dem Vermieter zwar auch die Möglichkeit, den Festkostenanteil zeitanteilig zu verteilen. Da aber die Aufteilung nach Gradtagszahlen in der Regel ohne weiteres möglich ist, wird der Mieter dies verlangen können.

Aufteilung ohne Ablesung

Es gibt aber auch Fälle, wo eine Zwischenablesung aus technischen Gründen nicht sinnvoll und daher entbehrlich ist. Eine Zwischenablesung von Verdunstungsröhrchen beispielsweise bringt in vielen Fällen keine brauchbaren Ergebnisse.

Die Zwischenablesung zu Beginn der neuen Abrechnungsperiode kann durch eine Kaltverdunstungsvorgabe verfälscht werden. Es wird möglicherweise ein geringerer Verbrauch angezeigt als tatsächlich erfolgt ist. Der Nachmieter würde mit einem Mehrverbrauch belastet, da ihm die Werte der Kaltverdunstung nicht mehr zu Gute kommen.
Die Zwischenablesung am Ende der Abrechnungsperiode kann ungenau sein, wenn die Skala eine zu geringe Auflösung hat, die für kurze Ableseintervalle keine deutlich sichtbaren Veränderungen der Anzeige aufweist.
Eine Zwischenablesung im Sommer dürfte keine sinnvollen Ergebnisse aufzeigen, da nur die Kaltverdunstung erfasst wird.
Das Anzeigeverhalten bei Verdunstern verläuft nicht in allen Temperaturbereichen proportional zur Wärmeleistung des Heizkörpers. Bei der Zwischenablesung kann dieses nicht lineare Verdunstungsverhalten der Heizkostenverteiler zu einer Verfälschung der Verbrauchserfassung führen, weil sich die unterschiedlichen Werte nicht während der gesamten Abrechnungsperiode ausgleichen können.
In diesen Fällen sollten die gesamten Heizkosten für die betreffende Wohnung nach Gradtagszahlen umgelegt werden (§ 9 b Abs. 3 HeizkostenVO). Die auch mögliche zeitanteilige Aufteilung wäre hier noch ungerechter.

Wer dem Ablese-Unternehmen den Zutritt zur Wohnung verweigert, muss ebenfalls die Anwendung der oben beschriebenen Hilfsverfahren akzeptieren. Wird nicht abgelesen, obwohl dies technisch möglich und sinnvoll wäre, können die nach Gradtagszahlen zu verteilenden Kosten um 15 Prozent gekürzt werden (§ 12 HeizkostenVO)Voraussetzung ist allerdings, dass im Mietvertrag keine andere Regelung vorgesehen ist und die Ableser Zugang zur Wohnung hatten.

Warmwasseraufteilung

Wird auch der Warmwasserverbrauch individuell erfasst, so soll der nach Quadratmetern umzulegende Festkostenanteil zeitanteilig auf Vor- und Nachmieter aufgeteilt werden. Die Gradtagszahlen-Tabelle wäre hier eine schlechte Ratgeberin, da der Warmwasserverbrauch nur unwesentlich von den Witterungsbedingungen abhängt.

Wird nicht zwischenabgelesen, so werden die gesamten Warmwasserkosten zeitanteilig auf die ausziehenden und die einziehenden Mieter aufgeteilt.

Wer die Kosten einer Zwischenablesung (zwischen 40 Euro bis 75 Euro) zu tragen hat, regelt sich nach der vertraglichen Vereinbarung. Fehlt eine solche Vereinbarung, trägt die Kosten der Vermieter.

9. Muss ich auch die Kosten für den Hausmeister zahlen?

Der Hausmeister oder Hauswart ist vom Vermieter angestellt. Er hat sich um den Zustand des Hauses und vor allem der Gemeinschaftsräume und Gemeinschaftseinrichtungen zu kümmern und die hierfür erforderlichen Arbeiten zu verrichten. Typische Hausmeisteraufgaben sind: Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Schneebeseitigung, Wartungsarbeiten usw. Diese Kosten können als Betriebskosten über den Mietvertrag auf die Mieter abgewälzt werden. Soweit der Hausmeister Verwaltungsaufgaben übernimmt oder Reparaturen durchführt, darf der hierauf entfallende Kostenanteil nicht als Betriebskosten abgerechnet werden. Der Vermieter kann auch mit einem gewerblichen Unternehmen einen so genannten Hausmeisterdienstvertrag abschließen.

Hat ein Mieter vertraglich die Hausmeistertätigkeit übernommen, kann er dafür im Zweifel auch eine angemessene Vergütung verlangen.

Betreut der Hauswart z.B. die Wasserversorgung, die Heizung, die Warmwasserversorgung, den Aufzug oder reinigt er die Straßen und kümmert sich um die Müllabfuhr und die Entwässerung oder hat er die Hausbetreuung, die Ungezieferbekämpfung und die Gartenpflege übernommen, so dürfen für diese Kostenarten dann insoweit keine gesonderten Kosten angesetzt werden, da sie mit der Vergütung für den Hauswart abgegolten sind.

Auch eine Aufteilung der Hausmeisterkosten auf die einzelnen Betriebskostenarten ist unzulässig.

Wichtig: Die Kosten für den Hauswart dürfen nur umgelegt werden, wenn der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit eingehalten ist.

Schaltet der Vermieter eine Hausmeisterfirma ein, muss er dieses Gebot beachten. Die Kosten des beauftragten Unternehmens dürfen nicht doppelt so hoch wie die von Konkurrenzunternehmen sein.

Der Vermieter eines kleinen oder mittelgroßen Mietshauses darf aber nicht einfach Arbeiten, die der Hausmeister übernehmen kann, an Unternehmen vergeben oder dafür eigene Leute einstellen.

10. Was gilt bei der Abrechnung von Wasserkosten?

Die Abrechnung kann wie folgt vorgenommen werden:

a) Die angefallenen Kosten werden durch die Summe der Einheiten der Einzelzähler geteilt und dem Mieter entsprechend der Zahl seiner Einheiten berechnet.

Dies führt dazu, dass der Preis pro Einheit höher ist, als der Preis für einen Kubikmeter Wasser auf der Hauptwasseruhr, da die Summe der Einheiten der Einzelzähler geringer ist als die auf der Hauptwasseruhr angezeigten verbrauchten Kubikmeter. Die Abrechnung ist dennoch gerecht, da die auf der Hauptwasseruhr angezeigte Menge Wasser tatsächlich verbraucht wurde und die Kosten entsprechend der individuellen Verbrauchseinheiten der Wohnungszähler und sonstiger Zwischenzähler verteilt wurden.

b) Die Verbrauchseinheiten auf den Wohnungszählern werden dem Mieter mit dem aktuellen Preis für den Kubikmeter Wasser berechnet.

Die entstehende Differenz wird unter der Position „Wasserverbrauch allgemein“ nach Zahl der Wohnungen, Wohnungsgröße oder Personenzahl umgelegt. Auch dies ist durchaus sachgerecht, vor allem dann, wenn mit dieser Position auch der Wasserverbrauch abgedeckt wird, der allen Mietern zu Gute kommt, wie zum Beispiel Hausreinigung und Befüllen der Heizung. Soweit sich diese Position in vernünftigem Rahmen und innerhalb des Bereichs der oben dargestellten Toleranz der Messergebnisse hält, ist kein Grund zur Beanstandung gegeben.

Die obigen Ausführungen a) und b) können jedoch nur dann gelten, wenn die Abweichung zwischen der vom Hauptzähler angezeigten Verbrauchsmenge und der Verbrauchsmenge der Summe der Einzelwasserzähler nicht über ein vertretbares Maß hinausgeht. Dieses Maß ist auf jeden Fall überschritten, wenn die über den Hauszähler auf die Mieter umgerechnete Verbrauchsmenge 20 Prozent des Werts des ordnungsgemäß funktionierenden Wohnungszählers überschreitet.

In einem solchen Fall spricht der Beweis des ersten Anscheins dafür, dass die vom Hauptwasserzähler angezeigte Verbrauchsmenge die Summe der durch die Wohnungseinzelzähler angezeigten Verbrauchsmengen nur deshalb überschreitet, weil die Anlagen durch unterlassene Instandhaltung von Leitungen, Dichtungen oder Ventilen einen Verlust aufweisen, der nicht mehr im Zusammenhang mit dem Einzelverbrauch der Mieter steht

Aufpassen sollte man, wenn Zapfstellen ohne Zwischenzähler vorhanden sind, aus denen große Wassermengen, etwa zum Autowaschen oder der Bewässerung privater Gartenflächen entnommen werden. Diese Kosten würden sonst alle Mieter (zu Unrecht) mittragen, was dann den Sinn der verbrauchsabhängigen Erfassung als Mittel zur Einsparung von Trinkwasser in Frage stellen würde.